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民勤县档案局档案行政执法检查整改通知

作者: 来源::民勤县档案局 发布时间:2016年10月20日

 

各部门,单位:

根据《民勤县档案局关于对档案工作进行执法检查的通知》民档发[2016]23号的要求,县档案局自74日起利用一周时间对18个乡镇档案工作进行执法检查。本次执法检查采取听汇报,实地查看,现场反馈,评定分数的方式进行。,即:在被检查单位听取单位分管领导对档案管理工作的情况汇报,查档案的收集、整理及归档是否全面,看档案保管条件是否符合要求,现场评定分数。现将抽查整改单位通报如下:

一、主要成绩

总的来看,在我局和被查单位的共同努力下,个别整改乡镇的档案工作有了一个较大的改观,档案整改工作取得了一定成效。其主要表现有以下几个方面:

一是领导重视整改工作。档案执法检查后,县档案局将发现存在的问题以通知的形式向相关乡镇下发了意见和要求。各乡镇高度重视,专门明确一名专职人员统管档案整改工作,相关负责人亲自参与指导并监督。将档案执法检查中存在的问题进行了分解,明确责任,限期整改。

二是县档案局加大了监督指导力度。针对整改任务重的现状,抽调业务人员到个别单位进行面对面的业务指导,帮助解决整改中遇到的困难和问题。

三是个别单位建立了档案管理机制,使档案工作初步纳入了正轨。东湖镇、西渠等乡镇档案工作主管负责人亲自抓整改落实。一方面抓管理、整章建制;一方面抓业务规范、修订档案整理方案,并多次向档案局业务人员请教。整改后各单位普遍建立了档案管理、保管、收集、利用、销毁、移交等制度,明确了档案管理人员,规范了档案管理,使档案工作由无序管理走上了正常轨道。

二、存在的问题和不足

部分单位档案整改工作虽然取得了明显成效,但是发展不平衡,主要存在着三个方面的不足。一是没有标准的档案室,存在安全保管隐患。二是材料收集不齐全,归档率较低。个别乡镇仅仅是将收集的材料装入档案盒,而没有按照档案整理标准进行分类。编目上架存在问题,使档案仍处于资料管理状态。多数单位材料收集不齐全,有的仅收集了近几年的文件材料,对以前形成的材料没有收集,造成年度档案断档。有的仅收集少数内设机构的材料,对整个内设机构的材料没有收集,致使档案门类不全,收集数量与实际形成数量差距较大。三是档案未实行集中统一管理。档案管理体制没有理顺,多数单位档案没有实行集中统一管理。

三、整改措施

一是继续加大《档案法》、《甘肃省档案条例》和《国家档案局8910号令》的学习、宣传和贯彻力度,强化执法监督职能。各乡镇要以这次档案行政执法检查为契机,采取多种形式继续开展《档案法》和《甘肃省档案条例》的学习、宣传活动,不断增强档案意识,提高贯彻执行档案法规的自学性,大力推进我县依法治档进程,促进档案事业又好又快发展。

二是加强档案管理人员队伍建设,提高业务素质。各乡镇领导要高度重视、支持、关心档案工作,调动档案管理人员的积极性,抓好本单位档案管理人员的培训,不断提高业务水平及档案管理能力。

四、几点建议

归档过程中暴露的问题是长期以来一直存在的,归档工作虽然由专或兼职档案人员具体完成,但如果没有各乡镇领导和全体工作人员的支持和配合,很难保证归档文件材料的齐全完整,甚至造成人为的历史空白。希望乡镇领导和相关工作人员大力支持档案管理人员的工作,配合档案人员完成本单位的归档工作,并在日常工作中注意以下几点:

(一)高度重视档案工作。各立档单位应按照档案工作要求,加强对本机关的档案工作的领导,及时解决档案工作中出现的问题和困难,同时选配工作责任心强,综合素质高的人员担负起档案工作。

(二)平时注意收集和积累文件材料。为了进一步加强档案业务建设,无论是领导、文书工作人员或其他普通工作人员,平时在工作中要特别注意形成的文字材料的收集,每一项工作完成后,都要留下相关的记载,以便日后需要的时候有据可查。同时各乡镇要加强对本单位重大事件、重大活动中形成的文件材料、声像、照片等资料的收集和积累,根据文件的发文机关及保管期限的不同,设置类目,并将办理完毕的所有文件随时归入相应的类目之中,以确保文件材料的有序管理,也为第二年年初的归档工作奠定基础。

(三)加强档案人员队伍建设,提高业务素质。各乡镇要尽可能地创造条件让档案管理人员参加省、市县档案部门举办的各类档案业务培训班,不断提高档案人员的专业水平和工作能力。档案人员要进一步明确新时期档案工作内涵,增强做好档案工作的责任感和使命感,对业务要精益求精。

请各乡镇针对检查中存在的问题,结合本单位档案工作实际,对存在的问题和不足,要高度重视,针对本单位档案工作的情况,认真进行对照检查,对存在的问题认真组织整改,使档案工作在本单位有新的发展。希望各乡镇切实把档案管好用活,充分发挥档案在工作中的服务作用,及时准确地为领导决策和各项工作提供便捷服务。

 

 

 

 

民勤县档案局

                                 2016718

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