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民勤县档案局关于文书集中立卷工作的通知

作者: 来源::民勤县档案局 发布时间:2017年01月26日

 

 

 

 

 

 

 

 

各乡镇、部门、单位:

2017年文书集中立卷工作从19日开始,630日结束,现将有关事宜安排如下,请遵照执行。

一、确保文件材料收集齐全、载体规范

(一)文件材料收集齐全。文档人员应将2016年度形成的文件材料,对照收、发文簿,收集齐全,确保应归档文件全部归档。主要包括:

1.上级文件。主要是省、市、县(含各职能部门)下发的各类文件、简报、讲话;颁发给本单位的奖状、奖牌、荣誉证书;反馈的人民群众来信、投诉信息;重要事情电话通知等;

2.本级文件。主要是:

1)本单位制发的统一编写文号的文件,统一编号的简报、信息、情况反映、送(呈)阅件等;

单位统一编制文号的文件,起文底稿应采用红色起文稿纸,须经领导签发,底稿落款处要加盖印章。

2)本单位召开各种会议(党代会、人代会、政协会、工青妇代表会,业务会议)形成的通知、名单、议程、安排、计划、报告、决议、公报、领导人讲话、会议总结等文件材料;

3)本单位制定的各类规章制度、岗位责任制、撰写的汇报材料、调研报告等;

4)本单位职工党团组织介绍信、批准加入党团和工会组织文件、党员年报、党委(党组、总支、支部)会议记录、党员花名册等;

5)本单位与上级机关签订的责任书,与相关单位签订的合同书、备忘录,值班记录,安全检查记录等;

6)上级机关来人通知、接待方案、汇报材料、上级领导人的题词等;

7)局(委)务会议、局长(主任)办公会议、职工会议、学习会议等记录、会议纪要等;

8)各类业务统计报表、公务员年报、事业单位干部年报、专业技术人员年报、工资年报、农业年报(指乡镇)、档案事业统计年报、工资关系介绍信,职工花名册等;

9)各类编研材料。如大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、历次重要会议简介、正副领导人简介、全宗介绍(指南)等;

10)人民群众来信来访材料。

3.下级文件。主要是下级单位报送的请示、专题报告、总结等。

此外,2015年度或之前遗漏的应归档文件,在上一年度未整理归档的,一并收集,补充归档。

(二)载体和书写材料合乎规范。一件文件中,纸张大小要完全一致,会议记录不得使用低于70g/的纸张,书写材料必须符合归档要求,凡用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久性字迹材料书写的或字迹模糊的应归档文件必须予以恢复或复制。纸张破损的须裱糊修整。

(三)去除书针。凡永久、30年保存的文件要剔除书钉,用不锈钢夹装订。严禁马虎大意,弄破纸张,损坏文件。

二、认真准备、科学分类、保持文件之间历史联系

文档人员要按照国家档案局“第8号令”《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,依照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》,结合县档案局批复的本单位分类方案,对需归档的文件材料,初步进行分类、区分保管期限、排列等归档前准备工作。

三、遵守安排、按时立卷归档

各机关单位应严格按照我局的安排,前来完成文书立卷和归档工作。个别单位如有特殊情况,按安排时间需提前或延后的,须及时与档案局联系,不得无故拖延,影响整体工作的进展。前来立卷时,应带上3本归档文件目录、全宗名称章等用具。

四、认真学习、准确完成数字化工作

(一)文书立卷完毕后,要在县档案馆计算机档案管理系统中完成“永久”“30年”保管期限档案文件著录工作。

(二)在县档案馆完成“永久”保管期限档案文本的扫描,图像去污、修正,挂接工作。

五、贯彻保密法规、严格程序,安全监销销毁文件

为使文书管理安全保密,各单位清理出的销毁文件材料经本单位领导审阅并填写销毁清册后,务请送交县档案馆统一监销,严禁违规擅自销毁和出售。不需要归档的密级文件要按照县保密局规定,进行处置。

六、严格执法,确保国家档案财富不受损失

2017年我局将采取“双随机”等方式,加大行政执法检查力度,对不按时归档造成应归档文件损失的行为,将依照《中华人民共和国档案法》《甘肃省档案条例》规定,进行严肃查处。

七、评定质量、实行百分制考核制度

文书立卷工作继续实行百分制考核办法,立卷工作结束后通过民勤档案信息网向全县通报。

八、规范各类档案管理,积极申报和创建省级档案管理规范化单位

(一)按时完成各类档案整理。2016年度形成的照片、声像、会计、科技、荣誉(包括奖状、奖牌、奖杯、锦旗)和其它专门档案等都应按照相应规范整理归档。

(二)积极创建省级档案工作管理规范化单位。今年需要创建档案工作规范化管理省一级的单位,请及时向县档案局上报请示,及早建设。

九、几点要求和说明

(一)提高认识,按时完成。档案是不可再生的、唯一的,记录和传承历史的重要资源,县档案局开展文书集中立卷工作,是从源头上规范档案工作,积累和保护国家宝贵档案财富的一项重要举措,务请各单位重视,积极配合。

(二)确保档案装具质量合格,符合国家行业标准。各机关单位购买的档案盒、备用夹、目录夹等装具,必须符合国家相关标准,或者为国家档案局、甘肃省档案局等档案部门监制的用品。坚决杜绝使用危害档案安全的不合格档案用品。

(三)立足服务,精细指导。我局将进一步加强指导工作,精细检查,提高立卷工作质量。同时县档案局按照省档案局和县物价局要求,2016年起取消了档案利用等所有收费项目,开展文书立卷指导工作不收取任何费用。

附件:当年文书立卷时间安排表

 

 

                               民勤县档案局

                              201716

 

 

 

                                                     

 民勤县档案局                             201716日印     

民勤县档案局当年文书集中立卷时间安排表

 

 

立卷时间

                

19

县委办 纪检委  组织部  宣传部  政法委 统战部

113

政研室  机关工委  老工局  编委办 总工会 团县委 

118

人大办  妇联会 工商联 残联 党校

123

政府办 法制办  人力资源和社会保障局 就业局 劳动保险局 民政局

23

发展和改革局   物价局 信访局  地震局 科技局  科协

26

政协办 农村工作办   经济信息中心 液体办 机关事务局 

28

工业和信息化局  城东工业园区管委会  安全监察局  政务服务中心

215

交通运输局 运管局  运输公司

220

农机局  农机化学校  农机监理站 

223

审计局 统计局 农调队 县宾馆

228

商务局 招商局  腾格里酒业食品公司  烟草局 

36

供销社  粮食局  太和粮油收储公司  盐务局

39

街道办事处 东街社区 南街社区 西街社区 北街社区 东关社区 北关社区 新关社区

313

水务局  湖管处  总干处  水库处  水利工程处  调水工程指挥部

317

国土资源局  财政局 金融办 电力局

324

工商局 技术监督局 国税局  地税局  气象局 

331

人行  农行  工商行  信用联社  发展银行 

46

公安局  检察院  法院 司法局 交警大队

412

文化广播局 旅游局 电视台 文化馆  图书馆 博物馆  县志办

419

教育局  一中  二中  三中  四中  五中  六中  职业中专 实验中学 幼儿园

428

卫生和计划生育局  品药品监督局   食品药品稽查局  食品药品检测中心   合管局  卫生监督所 卫校  妇幼保健计划生育服务中心   疾控中心  县医院  中医院   红十字医院

511

环保局 建设局  城管局  给排水站  质监站  供热站   环卫队 沙漠公园管理处

518

农牧局 农业执法大队  种子公司  农技中心  经管站 新型农民培训学校

524

畜牧局  畜牧站  畜产品质量安检大队  草原站  白猪育种场   

529

林业局 林业站 勤锋植保站 连古城植保站 三角城林场 森林公安分局

61

南湖乡  红沙岗镇  红沙岗管委会

66

昌宁乡 蔡旗乡 重兴乡

69

薛百乡 大坝乡 三雷镇  西坝片纪工委

612

东坝镇 夹河乡 双茨科乡  东坝片纪工委

616

大滩乡 泉山镇 红沙梁乡

621

西渠镇 苏武乡 湖区片纪工委

626

东湖镇 收成乡

 

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